Den ultimata guiden om offentlig upphandling och hur du skriver ett vinnande anbud

Vad är offentlig sektor?
Offentlig sektor är sådan verksamhet som bedrivs med hjälp av skattebetalarnas pengar. En offentlig sektor, som ibland även kallas för allmän sektor eller gemensam sektor är alltså en skattefinansierade verksamhet som drivs åt det allmänna, underställt stat, primärkommun och sekundärkommun eller andra politiska enheter så som:

• Statliga och kommunala myndigheter
• Regioner
• Bolag och stiftelser som styrs av stat eller en kommun

Den offentliga sektorn omfattar verksamheter inom stat, kommun och landsting som till största delen finansieras med skattemedel, som till exempel vård och omsorg, skolor, rättsväsende, Försvarsmakten och infrastruktur. Antalet anställda i den offentliga sektorn, inklusive offentligt ägda företag och affärsverk, uppgick till cirka 1,6 miljoner år 2020. Inom den statliga sektorn ryms de statliga myndigheterna, vilka är 341 till antalet (jan 2021) enligt Statskontoret. Den kommunala sektorn är indelat i 21 regioner och består av 290 kommuner.

Offentlig upphandling har stort affärsvärde
Varje år annonseras nära 18 000 offentliga upphandlingar till ett värde av drygt 800 miljarder kronor. Många av de offentliga avtalen har långa avtalstider och offentliga organisationer är stabila kunder. Oftast löper avtalen i tre till fem år där det är vanligast att den upphandlade enheten tecknar ett avtal på 3 år men med option på förlängning 1 år + 1 år om de är nöjda med samarbetet. Värt att nämna är att det är i snitt 4,3 anbud per upphandling vilket innebär att om man som leverantörer uppfyller skall-kraven så är det hela 23% chans att vinna anbudet.

Den stora skillnaden mot inköpsprocesser inom den privata sektorn är att upphandlingar som utförs av myndigheter och andra skattefinansierade verksamheter är att de är reglerade i lagen om offentlig upphandling. Den styr också upphandlingsprocessen när det gäller upphandlingsdokument, annonsering, utvärdering och tilldelning av kontrakt.

Vad är offentlig upphandling?
När offentlig sektor ska göra inköp, både tjänster och produkter, så måste de följa lagen om offentlig upphandling. Lagen reglerar i detalj hur myndigheter får agera när de köper (upphandlar) varor, tjänster och entreprenader. Syftet med lagen, som utgår från ett antal EU-direktiv, är att alla leverantörer ska behandlas jämlikt vid upphandlingar. Om den upphandlande myndigheten inte följer reglerna kan upphandlingen avbrytas och ingångna avtal kan ogiltigförklaras och skadestånd utdömas gentemot myndigheten.

Alla upphandlingar som uppnår ett visst värde måste publiceras för att de ska konkurrensutsättas. Vanligast är att upphandlande myndigheter väljer att publicera upphandlingarna på ett sätt som gör det enkelt för privata bolag att hitta dessa. Upphandlingarna publiceras med en kort beskrivning, en del grundläggande data om upphandlingen (exempelvis deadline, upphandlande enhet, eventuellt värde, koder för sökord etcetera). Denna information publiceras ut till diversedatabaser, ofta används även TED som tillhandahålls av EU-kommissionen. Utöver detta publiceras upphandlingar oftast även på den upphandlande enhets egna hemsida. Det kan därför vara en bra idé att gå in och presumera på dessa publiceringar inom ert geografiska område, exempelvis på er kommuns hemsida så att ni inte missar när er egen kommun, eller grannkommuner, publicerar upphandlingar inom ert närområde.

Hur hittar jag offentliga upphandlingar?
I Sverige publiceras upphandlingar i en offentlig databas så fångas den också upp av flera andra digitala marknadsplatser som tillhandahålls av privata aktörer som exempelvis Visma Opic eller Pabliq. Mot betalning erbjuder dessa privata aktörer automatiska annonsbevakningar så att ni får en notis när en ny publicering görs inom ert område (geografiskt och/eller bransch). Man kan också söka efter upphandlingsinformation på kommuners, regioners eller myndigheters hemsidor. Där kan man även hitta kontaktuppgifter till inköpsavdelningarna, dit kan man ringa och fråga om vilka avtal som finns och hur eller när dina produkter eller tjänster kommer att upphandlas. Ibland går det att hitta annonser på andra ställen, exempelvis upphandlande organisationers webbplatser eller annonser i lokaltidningar. Vid direktupphandlingar finns det inget krav att upphandlingen ska annonseras. Den upphandlande organisationen kan då vända sig direkt till ett eller flera företag. I dessa fall är det viktigt att de redan känner till er.

Oftast finns det stora ramavtal inom ens bransch som är extra intressanta och som oftast upphandlas av en inköpscentral eller av flera myndigheter som går ihop. Ett tips är att försöka identifiera dessa inom er bransch för att sätta dessa på bevakning. Anlitar ni en anbudskonsult så som Tendify så ingår både bevakning i vår tjänst tillsammans med en analys av upphandlingens potential för ert företag. Vi kan även erbjuda analyser av kommande upphandlingar där vi gör research om historiska och kommande upphandlingar. Statens Inköpscentral vid Kammarkollegiet (SIC) och Sveriges Kommuner och Landsting (SKL Kommentus) upphandlar några av de allra största upphandlingar åt myndigheter i Sverige. Är det stora gemensamma inköp som staten eller kommuner gör går de då oftast ihop och genom de två nämnda instituten upphandlar tjänsten/produkten som då kan ha ett mycket stort värde. Dessa ramavtal är några av de mest intressanta att bli leverantör på men vilket också gör att konkurrensen blir hög. Däremot brukar dessa upphandlingar vara mycket välgjorda och ha föregåtts av en grundlig analys vilket gör de tidskrävande men också intressanta då förarbetet brukar vara välgjort och förutsättningar för att ett bra anbud vinner är goda.

Vet man var man ska leta är det svårt att missa en upphandling. Däremot så gäller det att sätta rätt parametrar i bevakningen för att identifiera de upphandlingarna så man är intresserade av inom rätt geografiskt område. Exempel på några av de marknadsplatser som publicerar och bevakar upphandlingar är följande:

• Visma Opic
• E-avrop
• se
• EU-supply
• Mercell Tendisgn
• Licitio
• Kommers Annons
• Pabliq

Några ord om direktupphandling
Om offentlig sektor gör mindre köp som understiger den så kallade ”direktupphandlingsgränsen” kan myndigheten begära in anbudsförslag från ett antal utvalda leverantörer i en så kallad direktupphandling. Myndigheten kan fritt bjuda in de aktörer som de önskar och behöver inte publicera inköpsbehovet publikt. Från och med 1 januari 2022 så gäller nya beloppsgränser för upphandlingar som genomförs enligt lagen om offentlig upphandling. Beroende på myndighet och vad som ska köpas in så är det lite olika regler men många av inköpen har en gräns på 700 000 kr då det inte behövs göras enligt offentlig upphandling. Om inköpet överstiger detta värde måste myndigheten följa reglerna för upphandling. Det finns fortfarande flera regler som upphandlande myndighet måste förhålla sig till vid en direktupphandling men generellt är det en betydligt enklare process. Vill du fördjupa dig i detta finns det mer information på Upphandlingsmyndighetens hemsida.

Myten om offentlig upphandling
Många tror att vara leverantör till offentlig sektor innebär att det är en dålig affär, låga marginaler, prispress och att det är svårt att få lönsamhet. Det kan stämma i vissa fall, men det stämmer inte i andra fall. Det beror på väldigt många faktorer när det kommer till upphandlingen, vilka parametrar upphandlaren och den upphandlade myndigheten väljer samt konkurrensen om avtalet. Den upphandlande myndigheten eller enheten (upphandlande organisationen) ska anta det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet. Vilket anbud som är det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet ska sedan utvärderas på någon av det tre utvärderingsgrunderna:

1. Bästa förhållande mellan pris och kvalitet
2. Kostnad
3. Pris

En myndighet som gör en dålig upphandling (ja, det finns sådana!) där exempelvis få krav ställs, där enbart pris utvärderas eller om det finns ett stort antal intressenter så kommer det troligt bli prispress och risk för låg marginal. Tyvärr betyder det inte att den upphandlade myndigheten kommer få bra kvalité för pengarna då den vinnande leverantören kan komma att behöva pressa många led för att få önskad lönsamhet i sin affär. Däremot en upphandling med flera kvalitetsparametrar, med högt ställda krav på leverantören och dess underleverantörer, som upphandlas enligt ”det mest ekonomiskt fördelaktiga” – i en sådan upphandling kan ett högt pris med god marginal i konkurrens med andra aktörer faktiskt vinna upphandlingen och vara en mycket lukrativ affär samtidigt som den upphandlade myndighet för bra kvalité för pengarna.

Däremellan finns det alla typer av potentiella affärer alltifrån hög konkurrens till affärsmöjligheter där ni är det ensamma anbudet kan då vinna oavsett pris så länge det uppfyller kvalitetskraven och är inom myndighetens budget. I 57 procent av alla upphandlingar inkommer 1–3 anbud. I genomsnitt inkommer anbud från 4,5 anbudsgivare. Det finns siffror på att cirka 20-25% av alla anbud förkastats på grund av slarv eller okunskap vid anbudsskrivandet. Det är frustrerande både för leverantören och för upphandlaren. Leverantören har lagt mycket tid och energi på en upphandling som går förlorad pga. ett misstag eller svarv medan upphandlaren missar en potentiell leverantör som kunde spara pengar, minska risker eller förbättra kvalitén i organisationen.

Offentlig upphandling – varför är det så svårt?
Många tycker det är svårt, komplicerat och jobbigt att göra affärer med offentliga sektor. Det kan stämma då inköpsförfarande bygger på ett EU-direktiv vilket gör det byråkratisk och fyrkantigt. Men syftet med det är ju faktiskt att det ska gynna konkurrensen och ge alla lika möjlighet att bli leverantör mot offentlig sektor och det är ju bra. Ett av syftena med EU är ju att underlätta för fri rörlighet av varor och tjänster och verkar ens företag på en internationell marknad innebär direktivet att det faktiskt är relativt lätt att komma i kontakt med internationella affärsmöjligheter inom EU.

Vinner man ett anbud så är det ju faktiskt människor som har köpt tjänsten och som är måna om att samarbetet blir bra så det mesta brukar lösa sig när man väl lärt känna varandra. En offentlig kund blir precis som vilken kund som helst där det gäller att vårda och utveckla affärsrelationen. Då man väl blivit leverantör ökar också möjligheten till merförsäljning eller att man blir inbjuden till direktupphandlingar med betydligt lägre konkurrens.

Hur skriver jag ett vinnande anbud och var börjar jag?
När du hittat en intressant upphandling är det första steget att begära ut upphandlingsdokumenten från en av ovan nämnda marknadsplatser. I upphandlingsdokumenten står all den information som du som anbudsgivare behöver för att kunna lämna anbud. Därefter börjar du med att läsa igenom hela upphandlingsunderlaget och säkerställ att ni kan och vill leverera det som efterfrågas. Nu får du även en övergripande bild av upphandlingens bakgrund, behov, myndigheten etcetera Försök samtidigt skapa dig en bild av upphandlingen syfte och mål samt förstå helheten av upphandlingen. Hur kommer konkurrensen se ut, kommer ni vara konkurrenskraftiga? Ett bra tips är att redan vid första genomläsningen markera upp saker du reflekterar över. Därefter är det dags att gå in på detaljerna.

1. Analysera kravspecifikationen
   Det brukar finns skall och bör krav i upphandlingar. Skall-krav måste uppfyllas och gör man inte det så blir man diskvalificerad. Bör-krav är inte lika viktigt men de kan ge poängavdrag och uppfylls inte dessa kan chansen minskas att ni vinner upphandlingen. Uppfylls inte samtliga Skall-krav så är det ”No bid” som gäller.
2. Uppstartsmöte
   Sätt upp ett uppstartsmöte med de avdelningar som behöver vara involverade i anbudsarbetet (försäljning, ekonomi, logistik, inköp etcetera). Ett bra tips är att tydliggöra anledningen till att ert företag ska delta i upphandlingen. Förstår hela projektgruppen anledningen till arbetsinsatsen och fördelarna med att vinna anbudet ökar det engagemanget och sannolikheten att få till ett framgångsrikt anbud. Det är också viktigt att tydliggöra tidsplanen/deadline för respektive arbetsuppgift och vem som ska göra vad. Den som är samordnande behöver också boka in avstämningsmöten för att säkerställa att arbetet fortlöper enligt plan. En definierade projekt- och anbudsprocess som leds en erfaren Bid Manager ökar sannolikheten för att ni ska nå framgång.
3. Efterfrågade dokument, policys, CV, rutiner etcetera
   Ibland ställs krav på certifieringar men i andra fall räcker det man att man har det dokumenterat. Saknas exempelvis miljöpolicy måste det tas fram. Det kan ta mycket tid men när det väl är gjort så kan dokumentet oftast användas under lång tid. Här är det viktigt att involvera arbetsgruppen så rätt del av organisationen tar fram rätt dokument.
4. Referenser
   Har ni referenser som uppfyller kraven som efterfrågas? Om det saknas, finns likvärdiga som likställas med kravbilden? Vill de ställa upp att bli kontaktade? Ibland kan det ta tid att få tag i ens kunder så detta arbete bör påbörja i god tid.
5. Frågor och svar
   Var inte rädd för att ställa frågor till den upphandlande organisationen om något är otydligt eller verkar felaktigt i upphandlingsdokumenten. Genom att ställa frågor minskar du dels risken för att göra fel, dels risken att lägga ner tid på en upphandling som riskerar att inte kunna slutföras på grund av felaktigheter. Det gör också att ni kan få större förståelse för upphandlingens syfte och mål.
6. Priskalkylering
   Priskalkylen kan vara något av det svåraste. Vad är marknadspriset? Hur ser konkurrensen ut? Om det finns tidigare avtal kan det vara en källa till att identifiera tidigare prisbild. Ovan nämnde vi hur marknadsläget kan påverka prisbilden. Gör en kalkylsnurra och laborera hur pris och kvalitetspoäng påverkar utvärderingspoängen. Gör samma analys för eventuella konkurrenter. Står sig ert anbud mot andra aktörer? Värt att nämna är att det ibland går att lämna in flera anbud, det är ovanligt och kräver en del jobb men det är värt att nämna.
7. Kontroll
   När anbudet är klart och sammanställt behövs det kontrolleras, vi rekommenderar att någon som inte varit direkt involverad i anbudsarbetet gör detta. Det gäller att identifiera allt från stora misstag som kan kosta hela anbudet till små stavfel som kan påverka anbudets trovärdighet, särskilt om en text ska utvärderas.
   – Finns samtliga dokument som efterfrågas?
   – Uppfylls samtliga Skall-krav?
   – Är priset konkurrensmässigt
8. Tilldelningsbeslut
   1. Om du har vunnit en upphandling och fått tilldelningsbeslutet från den upphandlande organisationen bör du känna till att det finns en avtalsspärr på minst tio dagar. Innan dess får inget avtal ingås. När avtalsspärren har utgått är det dags för uppstart av avtalet. Du behöver vara aktiv och ha en dialog med den upphandlande organisationen, för att på bästa sätt implementera avtalet i era respektive verksamheter och ha ett bra samarbete under hela avtalsperioden.
   2. Vann ni inte anbudet? Oftast rusar man vidare till nästa affärsmöjlighet men för att öka sannolikheten att vinna nästa anbud är det bra att göra en Win/Loss analys. Var vi otydliga i våra beskrivningar? Saknade något material? Slarvades det med något? Var priset för högt? Det behöver inte ta mycket tid men det skapar stort värde till nästa anbud.
   3. Överprövning? Anser ni att det vinnande anbudet blev tilldelat på felaktiga grunder eller att ert anbud blev diskvalificerat felaktigt? Då finns det möjlighet att begära en överprövning. Förutsättningar för att lyckas med en överprövning är att upphandlingen strider mot upphandlingslagarna och att ni har lidit, eller kan komma att lida, skada på grund av detta. En ansökan om överprövning av en offentlig upphandling ska du skicka in skriftligt till förvaltningsrätten. I dessa fall rekommenderar vi att man tar juridiskt hjälp och rådgivning.

Lycka till!

 Om Tendify

Tendify.se – branschens i särklass vassaste stjärnor inom anbud och offentliga affärer under ett och samma tak. Vi erbjuder erfarna anbudskonsulter som kan hjälpa er vinna nya affärsmöjligheter.

Några av våra tjänster

• Anbudsskrivning
• Bevakning & Analys
• Marknadsbearbetning
• Utbildning & Workshops
• Kvalitetssäkring
• Fräscha upp dokument
• Säljstrategi
• Överprövning