Många små och medelstora företag är ofta inte intresserad delta i offentlig upphandling då regler, riktlinjer, process och förfrågningsunderlaget alltför ofta verkar för komplicerat med långa byråkratiska förfaranden och hård konkurrens. Därför kan det kännas osannolikt att vinna anbud och man avstår helt från den offentliga marknaden.
Det finns också en uppfattning om att endast stora företag, eller de mest etablerade företagen, kan konkurrera om kontrakt. Men det finns goda affärsmöjligheter för små och medelstora företag inom offentlig sektor.
Att skriva anbud behöver inte vara svårt även om det finns flera fällor att trilla i.
Bevaka offentliga upphandlingar
För att vinna offentliga anbud finns det några enkla tips attt tänka på. Exempelvis behöver ert företag införskaffa verktyg för att bevaka och identifera intressanta upphandlingar, exempelvis:
- Visma Opic www.opic.com
- E-avrop www.e-avrop.com
- Mercell www.mercell.se
- EU-supply www.eu-supply.com
- Licitio www.licitio.se
- Offentliga upphandlingar www.offentligaupphandlingar.se
- Kommers Annons www.kommersannons.se
- Pabliq www.pabliq.se
Presentera ett attraktivt anbud
När offentlig sektor väljer leverantör har de två alternativt 1) Det ekonomiska fördelaktiga, och 2) Det med lägst pris. Vilken metod som avropad myndighet väljer som utvärderingsmetod meddelas i förfrågningsunderlaget.
För att vinna en offentlig upphandling krävs mer än ett attraktivt anbud, det gäller också att följa de regler för offentliga upphandlingar (Lagen om Offentlig Upphandling – LOU) som är uppsatta. Ett litet slarvfel som att man missat bocka i ett kryss i en ruta kan betyda att hela ens anbud blir förkastad och hela ens arbetsinsats är bortkastad. Genom åren har vi sett flera stora etablerade aktörer med erfarna Bid Team misslyckats med just detta.
Utöver detta ska det oftast medföljas en arbetsbeskrivning, företagsbeskrivning, dokument, policys, referenser etc. Det svåra är oftast inte att få fram dokumenten utan få ihop anbudet så ens budskap kommer fram, särskilt när myndigheten har valt ekonomiskt fördelaktigt som utvärderingsmetod.
Checklista
– Är det anbudet komplett?
– Kan myndigheten utvärdera enligt de kriterier som finns i anbudet?
– Är det ekonomiska erbjudandet upprättat enligt de uppgifter som lämnats?.
– Är alla dokument bifogade?
– Har den dokumentation som kräver underskrift av ett juridiskt ombud verkligen undertecknats?
Anbuden utvärderas genom att tilldela poäng baserat på förpublicerade kriterier, där varje kategori är värd ett visst belopp; till exempel kan det erbjudna priset vara värt 40 %, tekniska egenskaper 50 % och miljöpåverkan 10 %.
Utvärderingen av anbud får påbörjas först efter att tidsfristen för inlämning har löpt ut.